¿Cuál es el escenario actual en la mayoría de las empresas: cuánto gastan en dinero, tiempo y recursos humanos para atender sus temas fiscales y contables?
Es sabido que el SAT, en aras de lograr un mayor control de la información del contribuyente, ha venido implementando cambios radicales en la forma como se reportan los datos de gestión fiscal sin importar el tamaño de las empresas.
Gracias a los cambios que las autoridades hacendarias han implementado en los últimos 5 años, particularmente los procesos de acreditación de egresos se han vuelto cada vez más complejos.
Al inicio de la facturación electrónica, para deducir un gasto lo único que necesitábamos era tener la factura y asegurarnos de su vigencia, proporcionar el RFC y no constatar que hubiese sido deducida anteriormente. Hoy en día, además de lo anterior debemos asegurarnos que el proveedor no se encuentre en la lista negra, que no se encuentre en proceso de cancelación, que el uso de CFDI sea correcto, así como el método y forma de pago, y que si es una factura a crédito, que los complementos de pago sean correctos.
El CFDI es una caja negra: un artefacto que requiere conocimientos no solo en contabilidad, sino también en computación. Hoy, confiamos ciegamente que el PDF que nos envían los proveedores tiene la misma información que el XML, pero es como confiar en que al ir a un restaurante y pedir la cuenta, el mesero llega sin ticket y solo con una hojita con un número: $1,400 pesos. Tal vez sí es este el importe real, pero nos gustaría verificarlo con la lista de lo que consumimos.
Este sencillo hecho, ha ocasionado que los costos administrativos suban. Las empresas se ven obligadas a tener un ejército en administración y contabilidad para minimizar errores e intentar realizar todas las tareas que se requieren para cumplir a cabalidad con lo que el SAT pide. Las empresas grandes tal vez puedan pagar esta nómina, los microempresarios ciertamente no.
Para los emprendedores y microempresarios, el costo promedio, de acuerdo con un estudio realizado por Box Factura, es el equivalente al costo de perder 6 a 8 horas por mes, solo para realizar el reporte de movimientos, información vital para el contador.
Es un tema crítico porque implica que dependiendo de cuánto perciba quien realice esta tarea, puede ir desde $1,000 pesos hasta $5,000 pesos mensuales, que una persona clave en la empresa pierde por dedicarlo a labores administrativas (fundadores, socios, directores de operaciones o director de área).
Muchos contadores optan por realizar labores administrativas para sus clientes, pero para el emprendedor casi siempre implica un costo oculto: significa un sobreprecio en honorarios del 35% al 45%. (El estudio de Box Factura reveló que si el contador hace todo por el microempresario y yo solo tengo que enviar las facturas a un correo, se cobra en promedio $2,000 por mes, significa que el contador está cobrando entre $700 y $900 pesos extra por recibir y administrar las facturas. Anualmente este tema implica descontar de las ganancias mínimo unos $8,400 pesos)
Si un emprendedor recibe entre 15 y 20 facturas por mes, presentando un par de gastos con CFDIs emitidos incorrectamente, es posible que tanto el contador como el microempresario puedan darse cuenta hasta fin de mes, cuando ya no se puede refacturar y además de perder el IVA, habrá una penalización por parte de las autoridades.
En las PyMEs, los retos no solo son más, sino que son más complicados. Por mencionar uno: el 70% de este tipo de empresas tienen un empleado encargado de realizar validaciones de facturas, una por una (solo para cumplir uno de los múltiples requisitos administrativos que exige la autoridad). Eso implica gasto en nómina y prestaciones de dicho empleado y si el volumen es muy alto debe contratar más personal. De acuerdo con el estudio, los departamentos administrativos y contables son, en promedio, un 35% más grandes de lo que deberían de ser.
Si estas empresas deciden arriesgarse con el objetivo de evitar contratar personal de más, tan solo una factura de $100 mil pesos, que no tenga un complemento de pago generado correctamente, de entrada les va a costar $13,800 en IVA acreditado, una penalización por gasto no deducible, y se arriesgan a multas, recargos y revisiones por parte de SAT.
Una forma para minimizar riesgos y reducir costos de personal puede ser con el apoyo de soluciones tecnológicas. En países europeos y asiáticos, es el gobierno quien calcula los impuestos del contribuyente y le envía una declaración previa que puede ser revisada con ayuda de un contador para hacer ajustes sobre esta. México se encuentra en una situación única en la cual se requieren soluciones locales, ya que el software que viene de otros lados del mundo no considera la realidad que vivimos en nuestro país.
Se necesita una solución que permita trabajar con el CDFI y abrir esta caja negra (XML) para trabajar con información real, manteniendo al tanto a los usuarios del estatus de su factura: ¿es el RFC correcto, está vigente ante SAT, tiene la forma, método de pago y uso de CFDI requerido? Con una plataforma como Box Factura, es posible saber, al instante, si vamos a poder deducir este gasto.
Una solución tecnológica también protege al usuario de una forma proactiva: ¿esta factura fue recibida, pero es duplicada? Entonces no es deducible. Fue recibida, pero está cancelada: de igual forma se le notifica.
Si tenemos un mejor control sobre nuestras facturas, vamos a lograr una administración más limpia en nuestro negocio, y dedicándole menos tiempo.
